Doculoud ist eine webbasierte Dokumentenmanagement-Software zur strukturierten Erfassung, Ablage, Verwaltung und Recherche digitaler Dokumente. Die Anwendung wurde dafür konzipiert, Dokumente zentral und nachvollziehbar in einer modernen Benutzeroberfläche bereitzustellen und dabei sowohl klassische Archivierungsanforderungen als auch weitergehende Prozesse wie OCR, Indexierung und intelligente Suche zu unterstützen.

Im Mittelpunkt steht die Verwaltung unterschiedlichster Dokumenttypen, beispielsweise Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, E-Mails, Scans oder sonstiger archivierungsrelevanter Unterlagen. Dokumente können in Doculoud hochgeladen, kategorisiert, mit Indexfeldern versehen und anschließend gezielt wiedergefunden werden. Durch die Kombination aus Dokumentenspeicherung, Metadatenverwaltung und Volltextsuche entsteht ein zentrales System für die digitale Dokumentenorganisation.

Doculoud ist mandantenfähig aufgebaut und eignet sich daher sowohl für den Einsatz in einzelnen Organisationen als auch für Umgebungen, in denen mehrere Mandanten getrennt voneinander innerhalb derselben Plattform betrieben werden sollen. Rechte- und Sichtbarkeitskonzepte ermöglichen zudem eine gezielte Steuerung, welche Benutzer auf welche Inhalte und Funktionen zugreifen dürfen.

Ziel von Doculoud ist es, papiergebundene oder unstrukturierte digitale Dokumentenprozesse durch eine zentrale, nachvollziehbare und effiziente digitale Lösung zu ersetzen. Dokumente sollen nicht nur gespeichert, sondern fachlich strukturiert, langfristig archiviert und schnell auffindbar gemacht werden.

Ein wesentliches Ziel der Anwendung ist die Reduzierung manueller Such- und Verwaltungsaufwände. Anwender sollen Dokumente anhand von Metadaten, Dokumenttypen und Volltextinhalten schnell finden können, ohne auf lokale Ordnerstrukturen oder uneinheitliche Dateibenennungen angewiesen zu sein. Darüber hinaus unterstützt Doculoud die Standardisierung interner Abläufe, indem Dokumenttypen, Indexfelder und Benutzerrechte systematisch verwaltet werden können.

Ein zentraler Aspekt ist zudem die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Doculoud stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar gespeichert, nachvollziehbar versioniert und jederzeit prüfbar sind. Dadurch werden gesetzliche und organisatorische Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit erfüllt.

Ergänzend dazu ist die Anwendung auf Langzeitarchivierung ausgelegt. Dokumente werden so gespeichert und verwaltet, dass sie auch über lange Zeiträume hinweg verfügbar, lesbar und strukturiert abrufbar bleiben. Dies ist insbesondere für geschäftskritische Unterlagen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten von hoher Bedeutung.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der automatisierten Verarbeitung eingehender Dokumente. Dazu zählen insbesondere OCR-gestützte Texterkennung, die Weiterverarbeitung strukturierter Inhalte sowie die Vorbereitung für Such- und Prüfprozesse. Dadurch wird Doculoud nicht nur zu einem Archivsystem, sondern zu einer zentralen Plattform für dokumentenbezogene Informationsverarbeitung.

Doculoud basiert auf einer modernen, modularen Systemarchitektur, die vollständig unabhängig von externen Drittanbietern betrieben wird. Sämtliche Funktionen – von der Dokumentenverarbeitung über die Texterkennung bis hin zur Suche – werden innerhalb der eigenen Systemlandschaft bereitgestellt. Dadurch behalten Betreiber jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten und Prozesse.

Die Architektur ist bewusst in mehrere spezialisierte Komponenten aufgeteilt:

• Application-Server für die zentrale Steuerung, Benutzerverwaltung und Geschäftslogik
• OCR-Server zur Texterkennung und Verarbeitung gescannter Dokumente
• Elasticsearch-Server für performante Volltextsuche und Indexierung
• E-Mail-Server zur automatisierten Verarbeitung eingehender E-Mails und Anhänge

Diese Komponenten arbeiten unabhängig voneinander und kommunizieren über gesicherte, verschlüsselte API-Verbindungen. Der Zugriff wird durch eine restriktive Firewall-Strategie gesteuert, sodass ausschließlich notwendige Kommunikationspfade zwischen den Systemen erlaubt sind.

Durch diesen modularen Aufbau kann Doculoud flexibel skaliert und an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden. Einzelne Komponenten lassen sich unabhängig voneinander erweitern oder auf leistungsstärkere Systeme verlagern, ohne den Gesamtbetrieb zu beeinträchtigen.

Die Architektur ist darauf ausgelegt, auch mit sehr großen Datenmengen effizient zu arbeiten. Sowohl die Speicherung als auch die Indexierung und Suche sind für den Einsatz in produktiven Umgebungen mit hohem Dokumentenaufkommen optimiert.

Insgesamt bietet Doculoud damit eine leistungsfähige, sichere und vollständig kontrollierbare technische Grundlage für modernes Dokumentenmanagement und digitale Archivierung.

Die Dokumentenarchivierung bildet die zentrale Funktion von Doculoud. Dokumente werden unverändert im System gespeichert und langfristig verfügbar gehalten. Dabei wird sichergestellt, dass alle archivierten Inhalte revisionssicher abgelegt sind und jederzeit nachvollziehbar bleiben.

Zusätzlich ermöglicht Doculoud die strukturierte Ablage anhand von Dokumenttypen und Indexfeldern. Dadurch entsteht eine klare und konsistente Organisation der Dokumente, unabhängig von deren ursprünglicher Herkunft oder Dateiform.

Doculoud unterstützt die Klassifizierung von Dokumenten anhand definierter Dokumenttypen. Bereits beim Upload oder während der Verarbeitung werden Dokumente einer Kategorie zugeordnet, wie beispielsweise Rechnung, Vertrag oder Lieferschein.

Die Klassifizierung erfolgt aktuell manuell durch den Benutzer im Rahmen der Erfassung oder Bearbeitung eines Dokuments. Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente gezielt und korrekt in die vorgesehene Struktur eingeordnet werden.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass Dokumenttypen vollständig individuell definiert werden können. Es gibt keine fest vorgegebenen Kategorien – stattdessen können Benutzer eigene Dokumenttypen erstellen und diese mit den jeweils benötigten Indexfeldern ausstatten. Dadurch lässt sich die Struktur exakt an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens oder Anwendungsfalls anpassen.

Die zugehörigen Indexfelder sind ebenfalls flexibel konfigurierbar und können unterschiedliche Datentypen abbilden, wie beispielsweise:

• Freitextfelder
• Zahlenfelder
• Datumsfelder
• Auswahlfelder (z. B. Dropdown, Checkbox oder Mehrfachauswahl)

Zusätzlich unterstützt Doculoud die strukturierte Datenerfassung über OCR-basierte Zonen und Templates. Dabei können definierte Bereiche innerhalb eines Dokuments ausgelesen und automatisch bestimmten Indexfeldern zugeordnet werden. Dies erleichtert die Erfassung wiederkehrender Informationen und reduziert den manuellen Aufwand bei der Dateneingabe.

Diese Kombination aus flexibler Dokumentstruktur und teilautomatisierter Datenerfassung ermöglicht eine effiziente und praxisnahe Organisation von Dokumenten, ohne dabei an feste Vorgaben gebunden zu sein.

Die Dokumentenverarbeitung umfasst alle Schritte, die nach dem Eingang eines Dokuments erfolgen. Dazu zählen insbesondere die Aufbereitung, Analyse und Weiterverarbeitung von Dokumentinhalten.

Ein zentraler Bestandteil ist die OCR-gestützte Texterkennung, mit der auch gescannte oder bildbasierte Dokumente in durchsuchbare Inhalte umgewandelt werden. Auf Basis definierter OCR-Zonen und Templates können relevante Informationen aus Dokumenten ausgelesen und für die Befüllung von Indexfeldern genutzt werden. Dadurch wird die manuelle Erfassung wiederkehrender Inhalte deutlich erleichtert.

Durch diese Verarbeitungsschritte wird aus einem einfachen Dokument eine strukturierte und auswertbare Informationsquelle.

Doculoud ermöglicht eine leistungsfähige und flexible Suche über alle gespeicherten Dokumente. Dabei werden sowohl Metadaten (z. B. Indexfelder, Dokumenttypen) als auch Inhalte aus der Volltextindexierung berücksichtigt.

Doculoud ermöglicht eine leistungsfähige und flexible Suche über alle gespeicherten Dokumente. Dabei werden sowohl Metadaten (z. B. Indexfelder, Dokumenttypen) als auch Inhalte aus der Volltextindexierung berücksichtigt.

Die Kombination aus strukturierter Suche und Volltextsuche erlaubt es, Dokumente schnell und präzise zu finden. Auch bei großen Datenmengen bleibt die Performance erhalten, sodass relevante Informationen jederzeit effizient abrufbar sind.

Zusätzlich liefert die Suchtechnologie eine Bewertung der Trefferrelevanz (Score). Dieser Score gibt an, wie gut ein Dokument zur jeweiligen Suchanfrage passt. Auf Basis dieses Wertes erfolgt ein automatisches Ranking der Suchergebnisse, sodass besonders relevante Treffer priorisiert angezeigt werden.

Ergänzend werden Textausschnitte (Kontextpassagen) rund um den Suchbegriff direkt in den Suchergebnissen dargestellt. Dadurch erhalten Benutzer sofort einen inhaltlichen Einblick in das Dokument, ohne dieses vollständig öffnen zu müssen. Dies erleichtert die schnelle, intuitive Bewertung der Treffer und steigert die Effizienz bei der Dokumentensuche.

Dadurch wird die Auffindbarkeit von Dokumenten deutlich verbessert, insbesondere bei großen und komplexen Datenbeständen.

Beispiel Suchbegriff: “Ökonom Claudio Galimberti”

Die Benutzer- und Rollenverwaltung ermöglicht eine granulare Steuerung von Zugriffen und Berechtigungen innerhalb des Systems. Benutzer können unterschiedlichen Rollen zugeordnet werden, die festlegen, welche Funktionen und Dokumente sichtbar oder bearbeitbar sind.

Zusätzlich bietet Doculoud die Möglichkeit, Rechte individuell zu definieren und auf Dokumenttypen, Indexfelder oder einzelne Funktionen anzuwenden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Benutzer nur auf die für ihn relevanten Inhalte zugreifen kann.

Diese flexible Rechteverwaltung bildet die Grundlage für einen sicheren und kontrollierten Einsatz der Anwendung in unterschiedlichen organisatorischen Strukturen.

Der Webupload stellt die zentrale und am häufigsten genutzte Methode zur Dokumentenerfassung dar. Benutzer können Dokumente direkt über die Benutzeroberfläche hochladen.

Dabei werden sowohl Einzeluploads (Single Upload) als auch Mehrfachuploads (Bulk Upload) unterstützt. Mehrere Dokumente können gleichzeitig ausgewählt und verarbeitet werden, was insbesondere bei größeren Dokumentenmengen eine erhebliche Zeitersparnis bietet.

Während des Uploads können Dokumente direkt klassifiziert und mit den entsprechenden Indexfeldern versehen werden.

Zusätzlich unterstützt Doculoud den Massenimport über ZIP-Archive. Dabei können mehrere Dokumente gebündelt zusammen mit einer CSV-Datei hochgeladen werden, welche die zugehörigen Metadaten und Indexfeldwerte enthält. Beim Import werden die Dokumente automatisch verarbeitet und anhand der CSV-Datei strukturiert im System angelegt.

Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Übernahme großer Dokumentenbestände, beispielsweise bei Migrationen oder der initialen Befüllung des Systems.

Über die mobile App können Dokumente direkt von mobilen Endgeräten aus erfasst und in Doculoud übertragen werden. Dies ermöglicht eine ortsunabhängige Dokumentenerfassung, beispielsweise für Außendienstmitarbeiter oder bei der direkten Digitalisierung von Papierdokumenten.

Die App ist für Android und Apple iOS verfügbar und kann über die jeweiligen App Stores bezogen werden.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass die App das Dokument automatisch erkennt und optimiert erfasst. Dokumente können einfach fotografiert werden, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung des Bildes erforderlich ist. Dadurch wird der Erfassungsprozess deutlich vereinfacht und beschleunigt.

Zusätzlich kann direkt in der App der Dokumenttyp ausgewählt und die entsprechenden Indexfelder ausgefüllt werden. Die erfassten Dokumente werden anschließend strukturiert an Doculoud übermittelt und stehen unmittelbar im System zur weiteren Verarbeitung und Archivierung bereit.

Der Zugriff auf die App erfolgt über einen gesicherten Login. Zur weiteren Absicherung unterstützt Doculoud die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Darüber hinaus werden gängige biometrische Verfahren wie Face ID und Fingerabdruck (Touch ID) unterstützt, um eine komfortable und gleichzeitig sichere Anmeldung zu gewährleisten.

Doculoud unterstützt die automatisierte Verarbeitung eingehender E-Mails. Hierzu können Postfächer angebunden werden, aus denen E-Mails und deren Anhänge regelmäßig abgerufen werden.

Die Inhalte werden anschließend im System verarbeitet und archiviert. Dadurch lassen sich dokumentenbasierte Prozesse, die über E-Mail abgewickelt werden, nahtlos in Doculoud integrieren.

Zur Gewährleistung der Sicherheit wird jede eingehende E-Mail sowie deren Anhänge serverseitig auf Schadsoftware geprüft. Wird eine Bedrohung erkannt, wird der betroffene Anhang unwiderruflich gelöscht, sodass keine Gefahr für das System oder andere Dokumente besteht.

Zusätzlich wird die entsprechende E-Mail mit einem Sicherheitsvermerk versehen, der in Doculoud angezeigt wird. Dadurch bleibt der Vorgang für den Benutzer transparent und nachvollziehbar.

Der Multiuploader ist eine Desktop-Anwendung für macOS und Windows, die speziell für den automatisierten Massenupload von Dokumenten entwickelt wurde.

Im Gegensatz zum klassischen Upload erfolgt die Verarbeitung im Hintergrund als Dunkelverarbeitung. Der Multiuploader überwacht ein konfigurierbares Verzeichnis auf dem lokalen System. Sobald dort entsprechende Archive abgelegt werden, werden diese automatisch erkannt und ohne manuelle Benutzerinteraktion an Doculoud übertragen.

Die Verarbeitung erfolgt dabei ausschließlich auf Basis von Archivdateien (z. B. ZIP), die für den strukturierten Massenimport vorgesehen sind. Dadurch eignet sich der Multiuploader insbesondere für wiederkehrende Importprozesse oder die Integration in bestehende Systeme und Workflows.

Der Zugriff auf den Multiuploader erfolgt über einen gesicherten Login. Optional kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) eingerichtet werden, die in der Regel einmalig für die Anwendung bestätigt wird.

Die Übertragung der Daten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung, sodass auch bei großen Datenmengen ein sicherer und zuverlässiger Import gewährleistet ist.

Der Multiuploader ist damit insbesondere für Szenarien geeignet, in denen regelmäßig große Dokumentenmengen automatisiert und ohne manuelle Eingriffe in das System überführt werden sollen.

Für die Integration in bestehende Systeme stellt Doculoud eine leistungsfähige REST-basierte Schnittstelle (API) zur Verfügung.

Über diese Schnittstelle können Dokumente automatisiert an Doculoud übergeben, verarbeitet und verwaltet werden. Neben den eigentlichen Dokumenten können auch Metadaten, Dokumenttypen sowie Indexfeldwerte direkt mit übertragen werden. Dadurch lassen sich externe Systeme nahtlos in die Dokumentenprozesse integrieren.

Die API ermöglicht unter anderem:

• automatisierten Dokumentenimport
• Übergabe strukturierter Metadaten
• Steuerung von Dokumenttypen und Klassifizierung
• Integration in bestehende Fachanwendungen (z. B. ERP- oder CRM-Systeme)

Der Zugriff auf die API erfolgt über eine gesicherte Authentifizierung mittels Bearer Token. Zusätzlich unterstützt Doculoud auch im API-Kontext die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), um einen erhöhten Schutz vor unbefugtem Zugriff zu gewährleisten.

Sämtliche Kommunikation wird über verschlüsselte Verbindungen abgewickelt, um einen sicheren Datenaustausch zu gewährleisten.

Durch die standardisierte REST-Architektur ist die API flexibel einsetzbar und kann von unterschiedlichsten Systemen und Programmiersprachen genutzt werden. Sie bildet damit die Grundlage für eine weitreichende Automatisierung und Integration innerhalb bestehender IT-Landschaften.

Der Zugriff auf Doculoud erfolgt ausschließlich über authentifizierte Benutzerkonten. Zur zusätzlichen Absicherung unterstützt das System eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), wodurch ein weiterer Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleistet wird.

Neben klassischen Login-Verfahren werden auch moderne biometrische Authentifizierungsmethoden wie Face ID und Fingerabdruck (Touch ID) unterstützt, insbesondere im mobilen Einsatz.

Auch systemseitige Zugriffe, beispielsweise über die API oder den Multiuploader, sind durch sichere Authentifizierungsmechanismen (z. B. Bearer Token) geschützt und können optional durch 2FA ergänzt werden.

Darüber hinaus bietet Doculoud umfangreiche, mandantenbezogene Sicherheitseinstellungen, die individuell konfiguriert werden können. Dazu gehören unter anderem:

• Individuelle Passwortrichtlinien (z. B. Mindestlänge, Groß-/Kleinschreibung, Zahlen, Sonderzeichen)
• Passwortgültigkeit und Ablaufzeiten
• Begrenzung der Anzahl fehlgeschlagener Loginversuche
• Automatische Sperrung von Benutzerkonten nach wiederholten Fehlversuchen
• Konfigurierbare Sperrzeiten sowie Schutz vor wiederholten Login-Versuchen
• IP-Whitelist und IP-Blacklist, um den Zugriff gezielt auf definierte Netzwerke zu beschränken

Zusätzlich werden Login-Versuche und sicherheitsrelevante Ereignisse protokolliert (Audit Logging). Dadurch können Zugriffe und Anmeldeversuche jederzeit nachvollzogen und ausgewertet werden. Dies erhöht nicht nur die Transparenz, sondern unterstützt auch die frühzeitige Erkennung potenzieller Sicherheitsvorfälle.

Diese granularen Sicherheitsmechanismen ermöglichen eine präzise Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen und erhöhen den Schutz vor unbefugtem Zugriff erheblich.

Alle Datenübertragungen innerhalb der Systemarchitektur erfolgen über verschlüsselte Verbindungen. Dies betrifft sowohl den Zugriff von Benutzern als auch die Kommunikation zwischen den einzelnen Systemkomponenten.

Die eingesetzte Infrastruktur ist so konzipiert, dass sämtliche Daten innerhalb der eigenen Umgebung verarbeitet werden. Es werden keine externen Drittanbieter-Dienste für die Verarbeitung sensibler Inhalte genutzt. Dadurch behalten Betreiber jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten und Prozesse.

Optional kann für die Speicherung von Dokumenten ein S3-kompatibler Objektspeicher eingesetzt werden. In diesem Fall erfolgt die Speicherung bei einem externen Anbieter. Dieser ist jedoch ISO 27001 zertifiziert und erfüllt höchste Sicherheitsstandards. Die Kommunikation zwischen Doculoud und dem S3-Speicher erfolgt ebenfalls verschlüsselt, sodass ein sicherer Datentransfer gewährleistet ist.

Doculoud selbst wird auf eigenen Servern in Deutschland in einem sicheren Rechenzentrum betrieben, das ebenfalls nach ISO 27001 zertifiziert ist. Dadurch wird ein hohes Maß an physischer und technischer Sicherheit sowie die Einhaltung strenger Datenschutzanforderungen gewährleistet.

Doculoud erfüllt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Durch die konsequente Datenverarbeitung innerhalb der eigenen Infrastruktur, die Verwendung verschlüsselter Kommunikationswege sowie die umfassenden Sicherheitsmechanismen wird ein datenschutzkonformer Betrieb sichergestellt.

Der Zugriff und die Kommunikation zwischen den Systemkomponenten werden durch eine restriktive Firewall-Strategie gesteuert, sodass ausschließlich notwendige Kommunikationspfade zwischen den einzelnen Systemen erlaubt sind.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Doculoud unterstützt die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Alle relevanten Änderungen und Aktionen können nachvollzogen werden, sodass eine transparente Dokumentation gewährleistet ist.

Dokumente werden unverändert gespeichert und sind jederzeit in ihrem ursprünglichen Zustand abrufbar. Dadurch werden sowohl interne Anforderungen als auch gesetzliche Vorgaben an Dokumentationspflichten erfüllt.

Darüber hinaus werden sämtliche Interaktionen im System lückenlos automatisch auditiert. Dies umfasst sowohl Änderungen an Systemeinstellungen als auch Anpassungen an Dokumentarten, Dokumenten und deren Indexwerten.

Die Audit-Daten sind einsehbar und auswertbar, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Dies schafft ein hohes Maß an Transparenz und unterstützt die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Im oberen linken Bereich der Dokumentenübersicht kann festgelegt werden, wie viele Dokumente gleichzeitig angezeigt werden.

Typische Optionen sind beispielsweise:

• 10 Dokumente
• 25 Dokumente
• 50 Dokumente
• …
• 1000 Dokumente

Diese Einstellung beeinflusst die Anzahl der Einträge pro Seite und ermöglicht eine flexible Anpassung an die jeweilige Arbeitsweise.

Eine größere Anzahl reduziert das Blättern zwischen Seiten

Eine kleinere Anzahl verbessert die Übersichtlichkeit

Im oberen Bereich der Ansicht wird der aktuell ausgewählte Dokumenttyp angezeigt (z. B. Nebenkostenabrechnungen).

Zusätzlich wird die zugehörige Dokumenttyp-ID dargestellt.

Diese Information dient:

• der eindeutigen Identifikation des Dokumenttyps
• der Orientierung innerhalb des Systems
• der Unterstützung bei der Arbeit mit Filtern oder API-Zugriffen

Der Dokumenttyp bestimmt gleichzeitig:

welche Struktur die Dokumente besitzen

welche Indexfelder angezeigt werden

Die Dokumentenübersicht verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion, mit der Dokumente gezielt anhand von Inhalten und Metadaten gefunden werden können.

Die Suchmaske wird über das Suchsymbol auf der rechten Seite der Dokumentenübersicht geöffnet und als seitliches Panel eingeblendet.

Aufbau der Suchmaske

Die Suche kombiniert eine Volltextsuche mit einer strukturierten Feldsuche.

Volltextsuche

Im oberen Bereich steht die Freitextsuche zur Verfügung:

• Eingabe beliebiger Suchbegriffe
• Durchsucht den gesamten Dokumentinhalt (inkl. OCR-Texte)
• Berücksichtigt zusätzlich relevante Textpassagen

Die Suchanfrage wird über die API an den Elasticsearch-Server übermittelt. Die Ergebnisse werden anschließend nach Relevanz (Score & Ranking) sortiert in der Dokumentenübersicht dargestellt.

Strukturierte Suche (Filter)

Zusätzlich zur Volltextsuche können gezielt Indexfelder durchsucht werden.

Je nach Dokumenttyp stehen unterschiedliche Felder zur Verfügung, z. B.:

• Archivierungsdatum (Datumsbereiche)
• Dateiname
• Vermieter
• Mieter
• Beginn / Ende (Datumsbereiche)
• Miete / Kaution / Betrag
• Abrechnungsjahr
• Typ (Auswahlfeld)

Diese Felder entsprechen den definierten Indexfeldern des Dokumenttyps und ermöglichen eine präzise Eingrenzung der Suchergebnisse.

Kombination von Suchkriterien

Die Suche unterstützt die Kombination mehrerer Kriterien:

• Volltext + Indexfelder
• Mehrere Filter gleichzeitig
• Datumsbereiche (von/bis)

Dadurch können auch in großen Datenbeständen sehr gezielte Suchanfragen durchgeführt werden.

Darstellung der Suchergebnisse

Die Ergebnisse werden direkt in der Dokumentenübersicht angezeigt.

Dabei gilt:

• Treffer werden nach Relevanz sortiert
• Passende Dokumente werden priorisiert angezeigt
• Die bestehende Ansicht (Liste oder Thumbnail) bleibt erhalten

Vorteile der Suche

• Schnelles Auffinden von Dokumenten über Inhalte und Metadaten
• Kombination aus Elasticsearch-Volltextsuche und strukturierter Filterung
• Hohe Trefferqualität durch Score und Ranking
• Flexibel anpassbar durch individuelle Indexfelder

Die Vorschaufunktion ermöglicht es, Dokumente direkt im System zu öffnen und einzusehen, ohne diese herunterladen zu müssen.

Dabei wird das Dokument in einer integrierten Vorschauansicht dargestellt.

Öffnen der Vorschau

Je nach gewählter Ansicht erfolgt der Zugriff auf die Vorschau unterschiedlich:

Listenansicht (Tabellenansicht)

In der Listenansicht wird die Vorschau über das Kontextmenü eines Dokuments geöffnet:

• Klick auf die drei Punkte (⋯) neben dem Dokument
• Auswahl der Funktion „Vorschau“

Thumbnail-Ansicht

In der Thumbnail-Ansicht kann die Vorschau direkt geöffnet werden:

• Einfacher Klick auf das Dokument-Thumbnail

Technischer Hintergrund der Vorschau

Unabhängig vom ursprünglichen Dateiformat wird jedes hochgeladene Dokument zusätzlich verarbeitet:

• Konvertierung in ein PDF-Format
• OCR-Texterkennung (Auslesen des Inhalts)
• Indexierung in Elasticsearch

Diese Verarbeitung ermöglicht es, Dokumente einheitlich darzustellen und durchsuchbar zu machen.

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass auch Dateiformate, die vom Browser nicht direkt unterstützt werden (z. B. TIFF-Dateien), problemlos in der Vorschau angezeigt werden können – ohne dass ein Download erforderlich ist.

Wichtiger Hinweis

Das erzeugte PDF dient ausschließlich als technische Ergänzung für Vorschau und Suche.

• Das Originaldokument bleibt unverändert erhalten
• Es findet keine Bearbeitung oder Veränderung der Originaldatei statt
• Beide Versionen werden getrennt verwaltet

Darstellung der Vorschau

Nach dem Öffnen wird das Dokument in einer separaten Vorschauansicht angezeigt.

Diese bietet unter anderem:

• Anzeige des Dokuments im Originalformat (basierend auf der PDF-Darstellung)
• Navigation zwischen Seiten (bei mehrseitigen Dokumenten)
• Zoom-Funktionen zur besseren Lesbarkeit
• Übersicht über die aktuelle Seitenzahl

Die Vorschau wird als Overlay innerhalb der Anwendung geöffnet, sodass kein Wechsel in eine externe Anwendung erforderlich ist.

Die Funktion „Versenden“ ermöglicht es, ein oder mehrere Dokumente direkt aus Doculoud per E-Mail zu versenden.

Der Versand erfolgt über den im System hinterlegten SMTP-Server.

Aufruf der Funktion

Der Versand kann über das Kontextmenü eines Dokuments gestartet werden:

• Klick auf die drei Punkte (⋯) neben dem Dokument
• Auswahl der Funktion „Versenden“

Alternativ können mehrere Dokumente markiert und gemeinsam versendet werden.

Versand mehrerer Dokumente

Doculoud unterstützt den Versand von:

• einzelnen Dokumenten
• mehreren Dokumenten gleichzeitig

Bei Auswahl mehrerer Dokumente werden diese gesammelt verarbeitet und gemeinsam versendet.

Eingabe der Empfänger

Im Versanddialog können beliebig viele Empfänger angegeben werden:

• Eingabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen
• Mehrere Empfänger werden als Liste dargestellt

Zusätzlich können folgende Angaben gemacht werden:

• Betreff der E-Mail
• Optionale Nachricht (Freitext)

Passwortgeschützter Versand

Optional kann ein Passwort für den Versand vergeben werden.

In diesem Fall:

• werden die Dokumente in ein ZIP-Archiv gepackt
• das Archiv wird passwortgeschützt erstellt
• das ZIP-Archiv wird als E-Mail-Anhang versendet

Die Passwortstärke wird direkt im Formular angezeigt und basiert auf den im Mandanten definierten Passwortrichtlinien.

Technische Rahmenbedingungen

• Der Versand erfolgt über den konfigurierten SMTP-Server
• Die maximal mögliche Größe des Anhangs richtet sich nach den Einstellungen des verwendeten Mailservers
• Bei größeren Datenmengen kann es daher zu Einschränkungen beim Versand kommen

Vorteile der Versandfunktion

• Direkter Versand ohne Download der Dokumente
• Unterstützung mehrerer Empfänger
• Sicherer Versand durch optionalen Passwortschutz
• Effizienter Versand mehrerer Dokumente in einem Schritt

Mit der Funktion „Dokumententrennung“ können mehrseitige Dokumente gezielt in mehrere einzelne Dokumente aufgeteilt werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn beispielsweise gescannte Sammeldokumente nachträglich strukturiert und einzelnen Vorgängen zugeordnet werden sollen.

Die Funktion wird über das Kontextmenü eines Dokuments aufgerufen. Nach Auswahl von „Dokumententrennung“ öffnet sich ein Dialog, in dem die gewünschte Aufteilung definiert werden kann. Im oberen Bereich wird das Dokument in einer Vorschau angezeigt, sodass die einzelnen Seiten zur besseren Orientierung durchgeblättert und gezoomt werden können.

Für die Trennung stehen zwei grundlegende Varianten zur Verfügung. Zum einen können einzelne Seitenzahlen angegeben werden. In diesem Fall wird jede eingegebene Seite als eigenständiges Dokument erzeugt. Gibt man beispielsweise mehrere Seitenzahlen ein, entstehen entsprechend viele neue Dokumente mit jeweils genau einer Seite.

Alternativ kann ein zusammenhängender Seitenbereich definiert werden. Hierbei werden eine Start- und eine Endseite angegeben, und der komplette Bereich wird als ein neues Dokument erstellt. Diese Variante eignet sich besonders, wenn mehrere zusammengehörige Seiten gemeinsam übernommen werden sollen.

Wird keine konkrete Eingabe vorgenommen, erfolgt die Aufteilung automatisch. In diesem Fall wird jede Seite des ursprünglichen Dokuments als separates Dokument angelegt. Dies ist besonders praktisch bei vollständig unstrukturierten Dokumenten, die in einzelne Seiten zerlegt werden sollen.

Bei der Erstellung der neuen Dokumente werden die Indexwerte des ursprünglichen Dokuments (Elterndokument) automatisch auf alle neu erzeugten Dokumente übernommen. Diese können im Anschluss bei Bedarf individuell angepasst werden.

Wichtig ist, dass die Dokumententrennung keine Veränderung am Original vornimmt. Das ursprüngliche Dokument bleibt unverändert im System bestehen und wird weder überschrieben noch bearbeitet. Stattdessen werden ausschließlich neue, eigenständige Dokumente erzeugt.

Die Funktion bietet damit eine flexible Möglichkeit, Dokumente nachträglich zu strukturieren, ohne dabei die Integrität des Originals zu gefährden.

Mit der Funktion „Dokumente zusammenführen“ können mehrere einzelne Dokumente zu einem neuen, gemeinsamen Dokument kombiniert werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn zusammengehörige Inhalte aus verschiedenen Quellen in einem Dokument gebündelt werden sollen.

Die Funktion wird über die Dokumentenübersicht gestartet. Dazu können zunächst mehrere Dokumente ausgewählt werden. Anschließend wird über das Kontextmenü die Option „Zusammenführen“ aufgerufen.

Nach dem Start der Funktion öffnet sich eine Bearbeitungsansicht, in der die ausgewählten Dokumente gemeinsam dargestellt werden. In diesem Bereich können die Inhalte visuell überprüft werden. Gleichzeitig werden auf der rechten Seite die zugehörigen Indexfelder angezeigt, die für das neu entstehende Dokument definiert werden können.

Nach dem Zusammenführen wird kein bestehendes Dokument überschrieben. Stattdessen wird ein neues Dokument erzeugt, das die Inhalte der ausgewählten Dokumente enthält. Direkt im Anschluss öffnet sich automatisch die Indexierungsmaske, sodass die Metadaten für das neue Dokument unmittelbar erfasst oder angepasst werden können.

Die ursprünglichen Dokumente bleiben dabei vollständig erhalten und unverändert im System bestehen.

Die Funktion bietet somit eine einfache Möglichkeit, Dokumente logisch zusammenzuführen und neu zu strukturieren, ohne die Integrität der bestehenden Daten zu beeinflussen.

Nach dem Zusammenführen wird das neue Dokument in der Bearbeitungsansicht angezeigt und kann mit Indexwerten versehen werden.

Über die Funktion „Historie“ kann die vollständige Änderungs- und Aktivitätshistorie eines Dokuments eingesehen werden. Der Zugriff erfolgt über das Kontextmenü in der Dokumentenübersicht.

In der Historie werden alle relevanten Aktionen übersichtlich dargestellt. Dazu gehört insbesondere, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt eine bestimmte Aktion durchgeführt hat. Typische Einträge sind beispielsweise die Erstellung eines Dokuments oder dessen Aktualisierung.

Bei Änderungen an einem Dokument werden zusätzlich die konkreten Werteänderungen nachvollziehbar dargestellt. Das bedeutet, dass ersichtlich ist, welche Indexwerte geändert wurden und welche Werte zuvor hinterlegt waren. Dadurch entsteht eine lückenlose Transparenz über alle Anpassungen.

Die Einträge werden in tabellarischer Form angezeigt und enthalten unter anderem Informationen zu Benutzer, Ereignis, Beschreibung sowie Zeitpunkt der Ausführung. Ergänzend können zu einem ausgewählten Eintrag weitere Detailinformationen angezeigt werden, beispielsweise die zugehörigen Indexwerte des Dokuments.

Zur besseren Auswertung stehen außerdem Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Die Historie kann gezielt nach bestimmten Benutzern oder Ereignistypen eingegrenzt werden, sodass auch umfangreiche Änderungsverläufe übersichtlich analysiert werden können.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die angezeigten Daten zu exportieren. Die Historie kann sowohl als PDF als auch als CSV-Datei ausgegeben werden, um sie beispielsweise für Dokumentations- oder Prüfzwecke weiterzuverwenden.

Die Historie stellt damit ein zentrales Element für Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Revisionssicherheit innerhalb des Systems dar.

Die Funktion „Bearbeiten“ ermöglicht es, die Indexdaten eines Dokuments nachträglich anzupassen. Dabei können sowohl einzelne Dokumente als auch mehrere Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.

Der Aufruf erfolgt über das Kontextmenü eines Dokuments oder über die Mehrfachauswahl innerhalb der Dokumentenübersicht.

Bearbeiten eines einzelnen Dokuments

Wird die Bearbeitung für ein einzelnes Dokument gestartet, öffnet sich die Indexierungsmaske sowie Vorschau des jeweiligen Dokumenttyps.

In dieser Ansicht können sämtliche zugehörigen Indexfelder eingesehen und angepasst werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Stammdaten wie Namen oder Bezeichnungen
• Datumsfelder
• Beträge oder andere strukturierte Informationen

Nach der Bearbeitung werden die Änderungen gespeichert und stehen sofort im System zur Verfügung. Die Anpassungen werden dabei vollständig in der Historie protokolliert.

Bearbeiten mehrerer Dokumente (Bulk-Bearbeitung)

Bei der Auswahl mehrerer Dokumente besteht die Möglichkeit, diese gemeinsam zu bearbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn identische oder ähnliche Änderungen auf eine größere Anzahl von Dokumenten angewendet werden sollen.

Im Rahmen der Bulk-Bearbeitung können ausgewählte Indexfelder für alle markierten Dokumente gleichzeitig gesetzt oder geändert werden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jedes Dokument einzeln zu öffnen und zu bearbeiten. Im oberen Bereich erscheint eine Pagination welche die geöffneten Dokumente durchnummeriert anzeigt. Nach dem ein Dokument gespeichert oder abgebrochen wurde, springt das System zum nächsten unbearbeiteten Dokument. Sobald alle geöffneten Dokumente entweder gespeichert oder abgebrochen wurde, schließt sich die Bearbeitungsmaske.

Die Funktion unterstützt somit eine effiziente Pflege großer Datenmengen und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Mit der Funktion „Identisch bearbeiten“ können mehrere Dokumente gleichzeitig mit denselben Indexwerten versehen werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn für eine größere Anzahl von Dokumenten identische Informationen gesetzt oder vereinheitlicht werden sollen.

Die Funktion wird über die Mehrfachauswahl in der Dokumentenübersicht gestartet. Nach Auswahl mehrerer Dokumente öffnet sich eine spezielle Bearbeitungsmaske für die Bulk-Verarbeitung.

In dieser Ansicht werden die verfügbaren Indexfelder angezeigt. Für jedes Feld kann individuell festgelegt werden, ob es in die Aktualisierung einbezogen werden soll. Dies erfolgt über eine Checkbox neben dem jeweiligen Feld.

Nur Indexfelder, bei denen das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert ist, werden beim Speichern tatsächlich auf alle ausgewählten Dokumente angewendet. Für diese Felder kann anschließend ein neuer Wert eingetragen werden, der dann identisch für alle ausgewählten Dokumente übernommen wird.

Indexfelder, bei denen kein Häkchen gesetzt wurde, bleiben unverändert. Bereits vorhandene Werte in diesen Feldern werden nicht überschrieben und bleiben bestehen.

Nach dem Speichern werden die ausgewählten Dokumente entsprechend aktualisiert. Die Änderungen betreffen ausschließlich die Indexwerte, während die eigentlichen Dokumente unverändert bleiben. Wie bei allen Bearbeitungsprozessen werden auch diese Änderungen vollständig in der Historie protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.

Die Funktion bietet damit eine effiziente Möglichkeit, große Dokumentenmengen konsistent zu pflegen und wiederkehrende Anpassungen mit minimalem Aufwand umzusetzen.

Doculoud bietet verschiedene Möglichkeiten, Dokumente sowie zugehörige Indexdaten zu exportieren oder herunterzuladen. Die entsprechenden Funktionen können über das Kontextmenü der Dokumentenübersicht aufgerufen werden und stehen sowohl für einzelne als auch für mehrere ausgewählte Dokumente zur Verfügung.

Grundsätzlich werden drei unterschiedliche Varianten unterstützt.

Die erste Möglichkeit ist das Herunterladen von Dokumenten. Dabei können ein oder mehrere Dokumente ausgewählt und heruntergeladen werden. Wird nur ein einzelnes Dokument gewählt, erfolgt der Download direkt. Bei mehreren Dokumenten erstellt das System automatisch ein temporäres ZIP-Archiv, das die ausgewählten Dateien enthält.

Für größere Datenmengen greift eine zusätzliche Logik: Die maximale Gesamtgröße sowie die Größe einzelner Archive können mandantenspezifisch definiert werden. Wird diese Grenze überschritten, werden die Dateien automatisch in mehrere ZIP-Archive aufgeteilt. So kann beispielsweise bei einer maximalen Gesamtgröße von 100 MB und einer Split-Größe von 20 MB der Download in mehrere Teile („Parts“) unterteilt werden.

Diese erzeugten Archive werden im oberen Bereich der Oberfläche als Downloadliste angezeigt. Die einzelnen Teile können dort über das jeweilige Download-Symbol heruntergeladen werden.

Die zweite Möglichkeit ist der Export von Indexdaten. In diesem Fall werden ausschließlich die Metadaten der ausgewählten Dokumente exportiert. Der Export erfolgt als CSV-Datei, die sich für Auswertungen oder die Weiterverarbeitung in anderen Systemen eignet.

Die dritte Variante kombiniert beide Ansätze. Beim Export von Indexdaten und Dokumenten werden sowohl die Dokumente selbst als auch die zugehörigen Indexdaten exportiert. Auch hier wird eine CSV-Datei mit den Metadaten erzeugt, während die Dokumente in einem oder mehreren ZIP-Archiven bereitgestellt werden.

Die erzeugten ZIP-Dateien werden temporär im System gespeichert. Sie können nach dem Download über die Funktion „Löschen“ manuell entfernt werden. Unabhängig davon erfolgt zusätzlich eine automatische Bereinigung, bei der temporäre Dateien in regelmäßigen Abständen (z. B. nachts) gelöscht werden.

Diese Exportfunktionen ermöglichen eine flexible Weitergabe und Sicherung von Dokumenten und Metadaten, sowohl für einzelne Vorgänge als auch für größere Datenmengen.

Die Funktion „Löschen“ ermöglicht es, Dokumente aus der aktiven Dokumentenübersicht zu entfernen. Der Zugriff auf diese Funktion ist abhängig von den jeweiligen Benutzerrechten. Nicht jeder Benutzer ist berechtigt, Dokumente zu löschen.

Wird ein Dokument gelöscht, erfolgt zunächst keine endgültige Entfernung aus dem System. Stattdessen wird das Dokument in den Papierkorb verschoben. Dort bleibt es weiterhin erhalten und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass Dokumente nicht unbeabsichtigt dauerhaft verloren gehen und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene im täglichen Umgang mit sensiblen Daten.

Die endgültige Löschung von Dokumenten ist ausschließlich dem Mandantenadministrator vorbehalten. Erst durch diesen Schritt wird ein Dokument vollständig und unwiderruflich aus dem System entfernt.

Alle Löschvorgänge werden dabei vollständig protokolliert. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welcher Benutzer ein Dokument gelöscht hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgt ist. Dadurch wird eine lückenlose Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Die Funktion unterstützt somit sowohl den Schutz vor versehentlichem Datenverlust als auch eine klare Rollenverteilung und Auditierbarkeit bei kritischen Aktionen wie dem dauerhaften Löschen von Dokumenten.

Der Einzelupload dient dem Hochladen einzelner oder mehrerer Dokumente direkt über die Benutzeroberfläche.

Dokumente können dabei auf zwei Arten ausgewählt werden: Entweder über die Funktion „Durchsuchen“, bei der Dateien manuell ausgewählt werden, oder per Drag-and-Drop, indem die Dateien direkt in die vorgesehene Upload-Zone gezogen werden.

Nach dem Upload werden die Dokumente im nächsten Schritt zur weiteren Verarbeitung vorbereitet, insbesondere zur Zuordnung von Indexwerten.

Diese Variante eignet sich besonders für den manuellen Upload kleinerer Dokumentenmengen.

Werden mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen, erfolgt im Anschluss eine Abfrage zur Behandlung der Indexdaten.

Der Benutzer kann dabei entscheiden, ob:

• identische Indexwerte für alle hochgeladenen Dokumente verwendet werden sollen
  oder
• jedes Dokument individuell mit eigenen Indexwerten versehen wird

Bei Auswahl identischer Indexwerte wird eine gemeinsame Eingabemaske angezeigt, deren Werte auf alle Dokumente übertragen werden.

Wird die individuelle Variante gewählt, öffnet sich für jedes Dokument eine eigene Indexierungsmaske, sodass die Metadaten getrennt gepflegt werden können.

Diese Funktion ermöglicht eine flexible Anpassung an unterschiedliche Anwendungsfälle und sorgt für eine effiziente Datenerfassung.

Identische Indexwerte. Dokumente werden untereinander angezeigt:

Separate Indexwerte mit Pagination:

Der Bulkupload dient der Verarbeitung größerer Dokumentenmengen in einem automatisierten Ablauf.

Hierbei wird ein ZIP-Archiv hochgeladen, das folgende Inhalte enthält:

• die zu importierenden Dokumente
• eine CSV-Datei, in der die zugehörigen Indexwerte definiert sind

Nach dem Upload übernimmt der Server die automatische Verarbeitung der Daten. Die Dokumente werden entpackt, die Indexwerte aus der CSV-Datei ausgelesen und entsprechend den einzelnen Dokumenten zugeordnet.

Dieser Prozess erfolgt im Hintergrund und eignet sich insbesondere für:

• Massenuploads
• Migrationen
• automatisierte Datenübernahmen aus Drittsystemen

Vorschauvideo Bulk-Upload Prozess

Der Bulkupload ermöglicht somit eine schnelle und strukturierte Integration großer Datenmengen in das System.

Der Papierkorb dient als Zwischenspeicher für gelöschte Dokumente. Wird ein Dokument über die Löschfunktion entfernt, wird es zunächst nicht endgültig gelöscht, sondern in den Papierkorb verschoben.

In diesem Bereich können Dokumente weiterhin eingesehen und bei Bedarf wiederhergestellt werden. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene, um versehentlich gelöschte Dokumente problemlos zurückholen zu können.

Die endgültige Löschung erfolgt nicht automatisch durch normale Benutzeraktionen. Stattdessen ist diese ausschließlich dem Mandantenadministrator vorbehalten. Erst durch diesen Schritt wird ein Dokument unwiderruflich aus dem System entfernt.

Auch alle Aktionen im Zusammenhang mit dem Papierkorb, wie das Verschieben oder endgültige Löschen von Dokumenten, werden vollständig protokolliert und sind über die Historie nachvollziehbar.

Der Bereich „Entwürfe“ enthält Dokumente, die sich noch in der Bearbeitung befinden und noch nicht vollständig archiviert wurden.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn:

• Indexdaten noch nicht vollständig erfasst wurden
• ein Dokument bewusst als Zwischenstand gespeichert wurde

Dokumente im Entwurfsstatus sind noch nicht Teil des finalen Archivs und können jederzeit weiterbearbeitet werden. Erst nach vollständiger Bearbeitung und Speicherung werden sie in den regulären Dokumentenbestand übernommen.

Der Entwurfsbereich ermöglicht somit eine flexible und schrittweise Verarbeitung von Dokumenten, ohne dass unvollständige Daten direkt im Archiv landen.

Zu Beginn wird der Name des Dokumenttyps festgelegt.

Dieser dient als eindeutige Bezeichnung innerhalb des Systems und wird in der Dokumentenübersicht sowie bei der Auswahl von Dokumenttypen angezeigt. Zusätzlich kann ein Name in einer weiteren Sprache (z. B. Deutsch) hinterlegt werden, um eine mehrsprachige Darstellung zu ermöglichen.

Eine klare und eindeutige Benennung erleichtert die spätere Zuordnung und Verwaltung der Dokumente erheblich.

Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob der Dokumenttyp speziell für die Verarbeitung von E-Mails verwendet werden soll.

Ist diese Funktion aktiviert, können E-Mails direkt diesem Dokumenttyp zugeordnet und entsprechend verarbeitet werden. Diese Einstellung ist insbesondere relevant für automatisierte Eingangsprozesse.

Bei Aktivierung wird der Dokumenttyp automatisch mit vordefinierten Indexfeldern angelegt. Dazu gehören unter anderem Informationen wie Absender, Empfänger, Betreff sowie Anhänge. Diese Felder bilden die Grundlage für die strukturierte Verarbeitung von E-Mails und können bei Bedarf um weitere, individuelle Indexfelder ergänzt werden.

Zusätzlich werden vorhandene E-Mail-Anhänge ebenfalls verarbeitet und in den Suchindex aufgenommen. Dadurch ist es möglich, nicht nur nach Inhalten der E-Mail selbst, sondern auch nach Inhalten innerhalb der Anhänge zu suchen. Treffer aus Anhängen führen den Benutzer direkt zur zugehörigen E-Mail, wodurch relevante Informationen schnell gefunden werden können.

Der E-Mail-Dokumenttyp ist zudem eine Voraussetzung für die Nutzung der Funktion „E-Mail-Postfach überwachen“. Nur wenn ein entsprechender Dokumenttyp definiert ist, können eingehende E-Mails automatisiert verarbeitet und im System abgelegt werden.

Vorschauvideo für manuellen E-Mail Upload

Mit der Funktion „E-Mail-Postfach überwachen“ kann ein E-Mail-Postfach automatisiert durch das System überwacht werden, um eingehende Nachrichten direkt als Dokumente in Doculoud zu verarbeiten.

Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist ein zuvor definierter Dokumenttyp für E-Mail. Nur wenn ein solcher Dokumenttyp existiert, können eingehende E-Mails korrekt zugeordnet und verarbeitet werden.

Ist die Überwachung aktiviert, greift das System in regelmäßigen Abständen auf das konfigurierte Postfach zu und prüft, ob neue E-Mails eingegangen sind. Diese werden anschließend automatisch verarbeitet.

Dabei erfolgt die Verarbeitung wie folgt:

• Die E-Mail selbst wird als Dokument erfasst
• Anhänge werden extrahiert und ebenfalls als Dokumente gespeichert
• Vordefinierte Indexfelder wie Absender, Empfänger und Betreff werden automatisch befüllt

Zusätzlich werden die Inhalte der E-Mail sowie alle enthaltenen Anhänge in den Suchindex aufgenommen. Dadurch ist es möglich, auch nach Inhalten innerhalb der Anhänge zu suchen. Treffer führen direkt zur entsprechenden E-Mail, sodass relevante Informationen schnell gefunden werden können.

Die Verarbeitung erfolgt vollständig im Hintergrund, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist.

Dadurch entsteht ein durchgängiger digitaler Eingangsprozess, bei dem Dokumente direkt aus dem E-Mail-Verkehr in das System übernommen werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass eingehende Informationen zentral und strukturiert abgelegt werden.

Die Funktion eignet sich insbesondere für:

• zentrale Posteingänge (z. B. Rechnungen, Bewerbungen, Anfragen)
• automatisierte Dokumentenflüsse
• Integration externer Systeme über E-Mail

Vorschauvideo für automatischen E-Maileingang

Diese Option definiert, ob der Dokumenttyp für die Verarbeitung von E-Rechnungen verwendet wird.

Ist die Funktion aktiviert, können spezielle Verarbeitungslogiken für elektronische Rechnungen genutzt werden. Diese Einstellung ist fest mit dem Dokumenttyp verbunden und kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Bei Aktivierung werden die in der E-Rechnung enthaltenen strukturierten Daten (z. B. aus einer XML-Datei) automatisch verarbeitet. Dabei werden alle vordefinierten Felder der E-Rechnung als Indexfelder im System angelegt.

Diese Indexfelder werden anschließend automatisch mit den entsprechenden Werten aus der E-Rechnung befüllt, sodass keine manuelle Datenerfassung erforderlich ist.

Unterstützt werden dabei gängige E-Rechnungsformate wie XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x. Dadurch ist eine standardkonforme Verarbeitung elektronischer Rechnungen sichergestellt.

Zusätzlich erfolgt beim Upload eine formale Validierung der E-Rechnung. Dabei wird geprüft, ob die Datei den technischen Anforderungen und dem jeweiligen Standard entspricht:

• Ist die E-Rechnung formal valide, kann sie erfolgreich hochgeladen und verarbeitet werden
• Ist die E-Rechnung nicht valide, wird der Upload entsprechend verhindert und ein Hinweis angezeigt

Dies stellt sicher, dass ausschließlich technisch korrekte und verarbeitbare E-Rechnungen im System abgelegt werden.

Neben klassischen Formaten können auch reine XML-Rechnungen hochgeladen werden. Da diese nicht direkt visuell darstellbar sind, übernimmt Doculoud automatisch die Generierung einer lesbaren Vorschau. Dadurch kann die Rechnung unabhängig vom Format direkt im System eingesehen werden.

Dies ermöglicht eine konsistente und strukturierte Verarbeitung von E-Rechnungen, stellt die Datenqualität sicher und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand erheblich.

Beispiel einer validen E-Rechnung:

Beispiel einer nicht validen E-Rechnung:

Beispiel der automatischen Auslesung der Rechnungsdaten:

Mit dieser Funktion kann die automatische Dokumententrennung über Barcodes oder QR-Codes aktiviert werden.

Das System erkennt entsprechende Codes innerhalb eines Dokuments und nutzt diese zur Trennung in einzelne Dokumente. Dies ist besonders hilfreich bei gescannten Stapeln, bei denen mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind.

Unterstützt werden dabei QR-Codes sowie Code39-Barcodes, die als Trennmarker innerhalb der Dokumente verwendet werden können.

Zusätzlich kann definiert werden, ob erkannte Barcode-Seiten nach der Verarbeitung entfernt oder beibehalten werden sollen.

Über die Löschfrist kann festgelegt werden, ob Dokumente dieses Typs nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden sollen.

Ist die Funktion aktiviert, kann eine Frist in Monaten definiert werden. Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Dokumente gemäß den definierten Regeln behandelt.

Nach Erreichen der Löschfrist werden die Dokumente zunächst in den Papierkorb verschoben und nicht sofort endgültig gelöscht. Dadurch bleibt eine zusätzliche Sicherheitsebene erhalten, um Dokumente bei Bedarf wiederherstellen zu können.

Die endgültige Löschung kann ausschließlich durch einen Mandantenadministrator erfolgen. Erst durch diesen Schritt werden Dokumente dauerhaft und unwiderruflich aus dem System entfernt.

Alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Löschfrist, einschließlich der Verschiebung in den Papierkorb und der endgültigen Löschung, werden vollständig protokolliert. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wann und durch wen entsprechende Aktionen durchgeführt wurden.

Diese Funktion unterstützt die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien und Datenschutzanforderungen.

Mit der Funktion „Zonale OCR“ können Inhalte gezielt direkt während der Indexierung eines Dokuments ausgelesen und in Indexfelder übernommen werden.

Die Anwendung erfolgt interaktiv innerhalb der Indexierungsmaske. Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde und sich der Benutzer in der Ansicht zur Erfassung der Indexdaten befindet, kann die zonale OCR aktiviert werden.

Der Ablauf gestaltet sich wie folgt:
Zunächst wird ein gewünschtes Indexfeld ausgewählt, in das ein Wert übernommen werden soll. Anschließend kann im Dokument ein Bereich per Maus markiert (aufgezogen) werden. Das System erkennt den Inhalt dieses Bereichs automatisch und übernimmt den ausgelesenen Wert direkt in das zuvor ausgewählte Indexfeld.

Dadurch entfällt die manuelle Eingabe, und Daten können schnell und präzise aus dem Dokument übernommen werden.

Diese Funktion eignet sich besonders für:

• einmalige oder individuelle Dokumente
• Situationen, in denen Werte gezielt ausgelesen werden sollen
• manuelle Nachbearbeitung oder Ergänzung von Daten

Die zonale OCR arbeitet somit interaktiv und dokumentbezogen, im Gegensatz zu vordefinierten Extraktionsregeln. Die Definition wiederverwendbarer Zonen für strukturierte Dokumente erfolgt über OCR-Templates, die im nächsten Abschnitt beschrieben werden.

Vorschauvideo des zonale OCR

OCR-Templates ermöglichen die automatische Extraktion von Daten aus Dokumenten mit wiederkehrendem Aufbau. Im Gegensatz zur zonalen OCR, die manuell pro Dokument angewendet wird, arbeiten OCR-Templates mit vordefinierten Zonen, die auf zukünftige Dokumente automatisch angewendet werden.

Bei der Erstellung eines Templates wird zunächst ein Referenzdokument ausgewählt. Dieses dient als Grundlage für die Definition der auszulesenden Bereiche.

Im rechten Bereich der Maske werden die vorhandenen Indexfelder angezeigt. Um eine Zone zu definieren, wird zunächst ein gewünschtes Indexfeld ausgewählt. Anschließend kann im Dokument ein Bereich per Maus aufgezogen werden. Der erkannte Inhalt dieses Bereichs wird später automatisch in das entsprechende Indexfeld geschrieben.

Zonen können dabei flexibel auf dem Dokument definiert werden. Es besteht keine Beschränkung auf die erste Seite, sodass auch mehrseitige Dokumente vollständig abgebildet werden können.

Die definierten Zonen werden im Template gespeichert und stehen anschließend für die automatische Verarbeitung zur Verfügung.

Wird später ein Dokument hochgeladen, das diesem Dokumenttyp entspricht, erfolgt die Verarbeitung automatisch im Hintergrund:

• Die definierten Zonen werden angewendet
• Inhalte werden ausgelesen
• Werte werden direkt in die zugehörigen Indexfelder übernommen

Dies gilt auch für Mehrfachuploads, bei denen mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden. In diesem Fall werden die OCR-Templates auf alle hochgeladenen Dokumente angewendet, sodass die entsprechenden Inhalte parallel extrahiert und in die jeweiligen Indexfelder übernommen werden.

Dadurch entfällt die manuelle Datenerfassung weitgehend, und wiederkehrende Dokumente können effizient und konsistent verarbeitet werden.

OCR-Templates eignen sich besonders für Dokumente mit gleichbleibender Struktur, wie beispielsweise Formulare oder wiederkehrende Belege.

Ansicht Template Editor

Ansicht Dokumentenverwaltung – Hochladen eines Dokuments

Ansicht Erkannte Werte

Vorschauvideo des OCR-Templates

Neben der manuellen Erstellung eines Dokumenttyps besteht die Möglichkeit, einen neuen Dokumenttyp auf Basis eines bestehenden Templates anzulegen.

Hierzu wird die Funktion „Von Template erstellen“ verwendet. In der Auswahlmaske kann zunächst ein vorhandenes Template ausgewählt werden. Nach der Auswahl werden die im Template enthaltenen vordefinierten Indexfelder übersichtlich angezeigt.

Diese Felder umfassen bereits strukturierte Definitionen, wie beispielsweise:

• Feldnamen
• Eingabetypen (z. B. Text, Datum, Auswahl, Zahl)
• fachliche Zuordnung

Nach Bestätigung wird der neue Dokumenttyp automatisch mit diesen vordefinierten Indexfeldern erstellt. Dadurch entfällt die manuelle Anlage der einzelnen Felder und der Dokumenttyp ist sofort einsatzbereit.

Die übernommenen Felder können im Anschluss bei Bedarf weiter angepasst oder erweitert werden, sodass eine flexible Anpassung an individuelle Anforderungen möglich bleibt.

Diese Funktion ermöglicht eine schnelle und standardisierte Einrichtung neuer Dokumenttypen und eignet sich besonders für häufig benötigte Strukturen, wie beispielsweise Verträge, Formulare oder wiederkehrende Dokumentarten.

Bestehende Dokumenttypen können jederzeit bearbeitet werden.

Über die Funktion „Bearbeiten“ im Kontextmenü wird die Konfigurationsmaske geöffnet. Dort können Einstellungen wie Name, Funktionen (z. B. E-Mail, OCR, Löschfrist) oder weitere Optionen angepasst werden.

Änderungen wirken sich auf die zukünftige Verarbeitung der Dokumente dieses Typs aus. Bereits bestehende Dokumente bleiben unverändert erhalten.

Dokumenttypen die z.B. die Funktion E-Mail oder E-Rechnung haben, können nachträglich lediglich den Namen ändern, jedoch nicht die Funktion.

Über das Kontextmenü eines Dokumenttyps kann die Option „Indexfelder“ aufgerufen werden.

Dadurch gelangt man direkt zur Übersicht der zugehörigen Indexfelder dieses Dokumenttyps. Hier können die Felder eingesehen, bearbeitet oder erweitert werden.

Diese Funktion ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Struktur eines Dokumenttyps, ohne in separate Verwaltungsbereiche wechseln zu müssen.

Dokumenttypen können über die Funktion „Löschen“ entfernt werden.

Dabei ist zu beachten, dass das Löschen eines Dokumenttyps nur möglich ist, wenn keine abhängigen Daten oder Einschränkungen bestehen. Wurden zu dem Dokumenttyp bereits Dokumente hochgeladen, kann dieser nicht gelöscht werden. In der Regel sollte vor dem Löschen geprüft werden, ob bereits Dokumente diesem Typ zugeordnet sind.

Wie bei anderen kritischen Aktionen im System werden auch hier alle Vorgänge vollständig protokolliert, sodass jederzeit nachvollzogen werden kann, wer den Dokumenttyp gelöscht hat und wann dies erfolgt ist.

Zu Beginn wird der Dokumenttyp ausgewählt, für den das Indexfeld gelten soll.
Da jeder Dokumenttyp eine eigene Struktur besitzt, ist das Indexfeld immer eindeutig diesem Typ zugeordnet.

Das bedeutet, dass das Feld nur bei Dokumenten dieses Typs angezeigt wird und dort für Suche, Anzeige und Bearbeitung zur Verfügung steht.

Im nächsten Schritt werden die Bezeichnungen des Indexfeldes festgelegt.

Der Name ist die interne Bezeichnung des Feldes und dient der eindeutigen Identifikation im System. Zusätzlich können Anzeigenamen in verschiedenen Sprachen definiert werden, beispielsweise auf Deutsch und Englisch. Diese werden später in der Benutzeroberfläche angezeigt.

Ergänzend kann eine Beschreibung hinterlegt werden, ebenfalls mehrsprachig. Diese dient dazu, die Bedeutung oder den Verwendungszweck des Feldes näher zu erläutern, insbesondere bei komplexeren oder fachlich spezifischen Inhalten.

Der Eingabetyp legt fest, welche Art von Daten in ein Indexfeld eingetragen werden kann und wie dieses Feld in der Benutzeroberfläche dargestellt wird.

Durch die Auswahl des passenden Eingabetyps wird sichergestellt, dass Daten einheitlich erfasst werden und später korrekt gefiltert, durchsucht und ausgewertet werden können.

Je nach Anwendungsfall stehen unterschiedliche Eingabetypen zur Verfügung.

Ein Textfeld ermöglicht die freie Eingabe von Inhalten und eignet sich beispielsweise für Namen, Bezeichnungen oder allgemeine Beschreibungen.

Ein Datumsfeld erlaubt die strukturierte Auswahl eines Datums über eine Datumsauswahl. Dadurch wird sichergestellt, dass Datumswerte einheitlich gespeichert und korrekt für Filter oder Zeiträume verwendet werden können.

Ein Zahlenfeld wird für numerische Werte verwendet, etwa für Beträge, Mengen oder andere Kennzahlen. Dies ermöglicht auch eine spätere Verarbeitung, beispielsweise für Auswertungen.

Ein Auswahlfeld (z. B. Dropdown) bietet vordefinierte Werte zur Auswahl. Dies stellt sicher, dass nur gültige und einheitliche Werte verwendet werden, was insbesondere bei Kategorien oder Statuswerten sinnvoll ist.

Je nach gewähltem Eingabetyp passt sich auch die Darstellung im System entsprechend an. Dadurch wird die Eingabe für den Benutzer vereinfacht und gleichzeitig die Datenqualität erhöht.

Die Wahl des richtigen Eingabetyps ist entscheidend für die spätere Nutzung der Daten, insbesondere in der Suche, bei Filtern sowie in der Dokumentenübersicht.

Über die Option „Erforderlich“ kann festgelegt werden, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt.

Ist diese Funktion aktiviert, muss das Feld beim Erfassen oder Bearbeiten eines Dokuments zwingend ausgefüllt werden. Andernfalls kann der Vorgang nicht abgeschlossen werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Informationen vollständig vorhanden sind und keine unvollständigen Datensätze entstehen.

In der Übersicht werden alle Indexfelder tabellarisch dargestellt. Pro Feld sind verschiedene Informationen direkt ersichtlich, darunter der interne Name, der Anzeigename, eine Beschreibung, der Eingabetyp sowie die Zuordnung zum Dokumenttyp.

Zusätzlich wird angezeigt, ob ein Feld als Pflichtfeld definiert ist und ob es aktuell aktiv oder deaktiviert ist. Diese kompakte Darstellung ermöglicht es, die Struktur eines Dokumenttyps schnell zu erfassen und zu überprüfen.

Über die Mehrfachauswahl können außerdem mehrere Indexfelder gleichzeitig markiert werden, um gemeinsame Aktionen durchzuführen, wie beispielsweise das Aktivieren oder Deaktivieren.

Indexfelder können flexibel aktiviert oder deaktiviert werden. Ein aktives Feld steht für die Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten zur Verfügung und wird entsprechend in der Benutzeroberfläche angezeigt.

Wird ein Indexfeld deaktiviert, verschwindet es aus der Eingabemaske für neue oder zu bearbeitende Dokumente. Bereits vorhandene Werte bleiben jedoch vollständig erhalten und weiterhin im System gespeichert.

Die Aktivierung oder Deaktivierung kann sowohl für einzelne Felder als auch gesammelt über die Mehrfachauswahl erfolgen. Dadurch lassen sich Änderungen effizient auf mehrere Felder gleichzeitig anwenden.

Für Administratoren sind grundsätzlich alle Indexfelder sichtbar. Dabei Spielt es keine Rolle, ob Aktiv oder Inaktiv.

Bestehende Indexfelder können jederzeit bearbeitet werden. Dabei lassen sich beispielsweise der Anzeigename, die Beschreibung oder weitere Eigenschaften anpassen.

Die Bearbeitung erfolgt über die entsprechende Aktion in der Übersicht und öffnet die bekannte Eingabemaske zur Anpassung der Felddefinition.

Änderungen wirken sich auf die zukünftige Nutzung des Feldes aus und werden im System entsprechend übernommen. Bestehende Dokumentdaten bleiben dabei unverändert erhalten.

Indexfelder können grundsätzlich gelöscht werden, sofern sie noch nicht verwendet wurden.

Sobald jedoch bereits Dokumente existieren, die einen Wert in diesem Indexfeld enthalten, ist eine vollständige Löschung nicht mehr möglich. In diesem Fall kann das Feld nur noch deaktiviert werden.

Diese Einschränkung stellt sicher, dass bestehende Daten nicht verloren gehen und die Konsistenz der Dokumentstruktur gewahrt bleibt.

Die Benutzerverwaltung wird über den Menübereich aufgerufen. Dort wird eine Übersicht der bereits vorhandenen Benutzer angezeigt. 

In der Benutzerübersicht können neue Benutzer hinzugefügt und bestehende Benutzerkonten verwaltet werden. Je nach Berechtigung können Benutzer dort bearbeitet, deaktiviert, freigeschaltet oder gelöscht werden. 

Die Benutzerübersicht dient als zentrale Verwaltungsstelle für alle Benutzerkonten des Mandanten. Administratoren erhalten dort einen Überblick über vorhandene Benutzer und deren aktuellen Status. 

Zum Anlegen eines neuen Benutzers wird die Funktion Erstellen ausgewählt. Anschließend öffnet sich ein Formular, in dem die notwendigen Benutzerdaten erfasst werden. 

Zu den Angaben können unter anderem gehören: 

• Name des Benutzers  

• E-Mail-Adresse  

• organisatorische Angaben  

• Passwort  

• Passwort- und Benutzerregeln  

• Sicherheitseinstellungen  

• Rolle  

• Berechtigungsgruppe  

Die E-Mail-Adresse dient in der Regel als eindeutige Zuordnung des Benutzerkontos. Sie sollte daher korrekt eingetragen und vor dem Speichern überprüft werden. 

Neben den Stammdaten können bereits beim Anlegen sicherheitsrelevante Einstellungen und Rollen vorgenommen werden. Dadurch kann der Benutzer direkt mit den passenden Zugriffsmöglichkeiten ausgestattet werden. 

Die zugewiesene Rolle und Berechtigungsgruppe bestimmen, welche Bereiche und Funktionen der Benutzer später verwenden darf. Die detaillierte Verwaltung von Rollen, Rechten und Sichtbarkeiten wird im Kapitel Benutzerrechte und Rollenkonzept beschrieben. 

Nach dem Speichern des Benutzerkontos kann der Benutzer Zugriff auf Doculoud erhalten. Die Anmeldung erfolgt über die mandantenspezifische URL. 

Der Benutzer meldet sich mit den für ihn hinterlegten Zugangsdaten an. Falls für den Mandanten eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet ist, muss der Benutzer diese beim Login zusätzlich verwenden bzw. einrichten. 

Je nach Konfiguration können außerdem weitere Sicherheitsregeln greifen, zum Beispiel Passwortvorgaben, maximale Anzahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche oder automatische Sperren nach wiederholten Fehlversuchen. 

Dadurch wird der Zugriff auf Doculoud zusätzlich abgesichert. 

Nach Eingabe aller erforderlichen Daten wird der neue Benutzer gespeichert. Das Benutzerkonto steht anschließend im System zur Verfügung. 

Vor dem Speichern sollten alle Angaben noch einmal geprüft werden. Besonders wichtig sind die E-Mail-Adresse, die zugewiesene Rolle, die Berechtigungsgruppe und die sicherheitsrelevanten Einstellungen. 

Nach dem Speichern erscheint der neue Benutzer in der Benutzerübersicht. Ab diesem Zeitpunkt kann das Benutzerkonto weiter bearbeitet oder mit zusätzlichen Rechten und Sichtbarkeitseinstellungen versehen werden. 

Alle relevanten Änderungen im Zusammenhang mit Benutzerkonten werden im Audit protokolliert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wann ein Benutzer angelegt wurde und welche Einstellungen vorgenommen wurden. 

Innerhalb einer Benutzerrolle können Berechtigungen für verschiedene Module vergeben werden. Diese Module entsprechen den Bereichen, die ein Benutzer innerhalb von Doculoud verwenden oder verwalten darf. 

Dazu gehören unter anderem: 

• Benutzer  

• Benutzerrolle  

• Einstellungen  

• E-Mail-Vorlagen  

• Dokumenttypen  

• Indexfelder  

• Dokumente  

• Mandantenhistorie  

• Template Builder  

• Support Tickets  

Je nach Modul stehen unterschiedliche Berechtigungen zur Verfügung, zum Beispiel: 

• Verwalten  

• Erstellen  

• Bearbeiten  

• Löschen  

Nicht jedes Modul verfügt über alle Berechtigungsarten. Einige Bereiche können beispielsweise nur verwaltet werden, während andere zusätzlich erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden können. 

Die Berechtigungen innerhalb einer Rolle sollten sorgfältig geprüft werden, da sie sich auf alle Benutzer auswirken können, denen diese Rolle zugewiesen wurde.

Über die Funktion Benutzerrolle erstellen kann eine neue Rolle angelegt werden. 

Beim Erstellen einer Benutzerrolle wird zunächst ein Name für die Rolle vergeben. Der Name sollte möglichst eindeutig beschreiben, für welche Benutzergruppe oder Aufgabe die Rolle gedacht ist. 

Anschließend werden die gewünschten Berechtigungen ausgewählt. Dabei wird festgelegt, auf welche Module die Rolle Zugriff haben soll und welche Aktionen innerhalb dieser Module erlaubt sind. 

Beispiel: Eine Rolle „Sachbearbeiter“ kann so eingerichtet werden, dass Benutzer Dokumente bearbeiten dürfen, aber keinen Zugriff auf Systemeinstellungen oder Benutzerverwaltung erhalten. 

Nach dem Speichern steht die neue Rolle zur Verfügung und kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden.

Bestehende Benutzerrollen können nachträglich bearbeitet werden. 

Dies ist beispielsweise erforderlich, wenn sich Aufgabenbereiche ändern oder wenn eine Rolle zusätzliche Rechte erhalten bzw. bestimmte Rechte verlieren soll. 

Beim Bearbeiten einer Rolle können die zugewiesenen Berechtigungen angepasst werden. Änderungen an einer Benutzerrolle wirken sich auf alle Benutzer aus, denen diese Rolle zugeordnet ist. 

Vor Änderungen an bestehenden Rollen sollte daher geprüft werden, welche Benutzer diese Rolle aktuell verwenden. So kann vermieden werden, dass Benutzer unbeabsichtigt Zugriff auf Funktionen verlieren oder zusätzliche Rechte erhalten. 

Nicht mehr benötigte Benutzerrollen können gelöscht werden. 

Vor dem Löschen sollte geprüft werden, ob die Rolle noch Benutzern zugewiesen ist. Falls die Rolle noch verwendet wird, sollte sie vorher durch eine andere passende Rolle ersetzt oder den betroffenen Benutzern entzogen werden. 

Das Löschen einer Benutzerrolle sollte nur durchgeführt werden, wenn sicher ist, dass sie nicht mehr benötigt wird. Andernfalls kann es zu fehlenden Berechtigungen bei bestehenden Benutzern kommen.

Innerhalb einer Benutzerrolle werden die Rechte pro Modul festgelegt. 

Über das Modul Benutzer wird gesteuert, ob Benutzerkonten verwaltet werden dürfen. Dazu können Rechte gehören, um Benutzer anzulegen, zu bearbeiten, zu deaktivieren, freizuschalten oder zu löschen. 

Über das Modul Benutzerrolle wird gesteuert, ob Benutzerrollen verwaltet werden dürfen. Da Rollen direkten Einfluss auf mehrere Benutzer haben können, sollte dieses Recht nur berechtigten Administratoren zugewiesen werden. 

Über das Modul Einstellungen wird gesteuert, ob ein Benutzer auf mandantenbezogene Einstellungen zugreifen oder diese verwalten darf. Diese Rechte sollten besonders sorgfältig vergeben werden, da Änderungen an Einstellungen Auswirkungen auf den gesamten Mandanten haben können. 

Über das Modul E-Mail-Vorlagen wird gesteuert, ob ein Benutzer Vorlagen für systemseitige E-Mails verwalten darf. 

Über das Modul Dokumenttypen wird gesteuert, ob Dokumenttypen erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen. Dokumenttypen bilden die Grundlage für die Strukturierung und Verarbeitung von Dokumenten. 

Über das Modul Indexfelder wird gesteuert, ob Indexfelder erstellt, bearbeitet oder gelöscht werden dürfen. Indexfelder bestimmen, welche strukturierten Informationen zu einem Dokument erfasst werden können. 

Über das Modul Dokumente wird gesteuert, ob ein Benutzer dokumentbezogene Verwaltungsrechte erhält. 

Über das Modul Mandantenhistorie wird gesteuert, ob ein Benutzer mandantenbezogene Protokolle und Historieneinträge einsehen darf. 

Über das Modul Template Builder wird gesteuert, ob ein Benutzer Zugriff auf die Verwaltung von Rechte- und Sichtbarkeitstemplates erhält. Die Erstellung, Bearbeitung und Löschung dieser Templates wird in einem späteren Kapitel beschrieben. 

Über das Modul Support Tickets wird gesteuert, ob ein Benutzer Support-Tickets erstellen, bearbeiten oder verwalten darf.

Im Bereich Dokument werden Rechte für die Arbeit mit Dokumenten gesteuert. 

Diese Rechte legen fest, welche Aktionen ein Benutzer mit Dokumenten ausführen darf. Dazu gehören beispielsweise das Anzeigen, Suchen, Erstellen, Archivieren, Bearbeiten, Teilen, Exportieren oder Löschen von Dokumenten. 

Die dokumentbezogenen Rechte sollten besonders sorgfältig vergeben werden, da sie direkten Einfluss auf den Umgang mit archivierten oder noch nicht archivierten Dokumenten haben. 

Gelöschte Dokumente anzeigen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer gelöschte Dokumente anzeigen, sofern diese im System weiterhin verfügbar sind. 

Dieses Recht sollte nur Benutzern zugewiesen werden, die Zugriff auf gelöschte Dokumentbestände oder den Papierkorb benötigen. 

Dokument archivieren 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente archivieren. 

Archivierte Dokumente werden in den regulären Dokumentbestand übernommen und können anschließend entsprechend der vergebenen Berechtigungen gesucht, angezeigt und verwaltet werden. 

Dokument erstellen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer neue Dokumente in Doculoud erstellen bzw. anlegen. 

Dies kann beispielsweise im Rahmen eines Uploads oder einer manuellen Dokumenterfassung erfolgen. 

Dokument löschen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente löschen. 

Da das Löschen von Dokumenten eine sicherheits- und revisionsrelevante Aktion sein kann, sollte dieses Recht nur gezielt vergeben werden. 

Dokument Entwurf 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente als Entwurf speichern. 

Entwürfe sind noch nicht final archiviert und können vor der endgültigen Archivierung weiterbearbeitet oder ergänzt werden. 

Dokumente exportieren 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente aus Doculoud exportieren. 

Da exportierte Dokumente außerhalb der Plattform weitergegeben oder gespeichert werden können, sollte dieses Recht bewusst vergeben werden. 

Dokumente zusammenführen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenführen. 

Diese Funktion ist hilfreich, wenn zusammengehörige Dokumentteile getrennt vorliegen und nachträglich in einem Dokument zusammengeführt werden sollen. 

Indexwerte bearbeiten 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Indexwerte eines Dokuments bearbeiten. 

Indexwerte sind strukturierte Informationen zu einem Dokument, zum Beispiel Name, Rechnungsnummer, Kundennummer, Datum oder Dokumentart. Änderungen an Indexwerten können Einfluss auf Suche, Zuordnung und Auswertungen haben. 

Indexwerte identisch bearbeiten 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Indexwerte für mehrere Dokumente gemeinsam bearbeiten. 

Diese Funktion ist besonders bei größeren Dokumentmengen hilfreich, wenn mehrere Dokumente denselben Indexwert erhalten sollen. Da Änderungen mehrere Dokumente gleichzeitig betreffen können, sollte dieses Recht nur Benutzern mit entsprechender Verantwortung zugewiesen werden. 

Dokumente suchen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer die Suchfunktion verwenden. 

Die Suche kann Dokumente anhand von Volltextinhalten, Indexwerten und weiteren Suchparametern auffindbar machen. Die angezeigten Ergebnisse richten sich nach den jeweiligen Berechtigungen des Benutzers. 

Seiten trennen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Seiten eines Dokuments trennen bzw. ein Dokument aufteilen. 

Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn mehrere Dokumente in einer Datei enthalten sind und nachträglich in einzelne Dokumente getrennt werden sollen. 

Dokument teilen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente teilen bzw. für andere berechtigte Personen bereitstellen. 

Die genaue Nutzung dieser Funktion hängt von der jeweiligen Systemkonfiguration ab. 

Dokumenthistorie anzeigen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer die Historie eines Dokuments einsehen. 

Die Dokumenthistorie zeigt nachvollziehbare Informationen zu Aktionen und Änderungen, die an einem Dokument vorgenommen wurden. 

Dokument anzeigen 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer Dokumente öffnen und betrachten. 

Dieses Recht ist häufig die Grundlage für weitere dokumentbezogene Funktionen. 

Im Bereich System werden Rechte für ergänzende Zugriffsmöglichkeiten festgelegt. 

Diese Rechte steuern, ob ein Benutzer zusätzliche Anwendungen oder technische Zugriffsmöglichkeiten verwenden darf. Dazu gehören insbesondere die Desktop App, die Mobile App und der Multiuploader. 

Die systembezogenen Rechte wirken nur dann, wenn die jeweilige Funktion für den Mandanten grundsätzlich aktiviert und verfügbar ist. 

Zugriff Desktop App 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer die Desktop App verwenden, sofern diese für den Mandanten verfügbar ist. 

Die Desktop App kann für lokale Arbeitsprozesse genutzt werden und erweitert die Nutzungsmöglichkeiten außerhalb der reinen Weboberfläche. 

Zugriff Mobile App 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer die mobile App verwenden. 

Über die mobile App können Dokumente mobil erfasst und an Doculoud übertragen werden. Der Zugriff erfolgt abhängig von den eingerichteten Sicherheits- und Anmeldeverfahren. 

Zugriff Multiuploader 

Mit diesem Recht darf ein Benutzer den Multiuploader verwenden. 

Der Multiuploader dient zur automatisierten Übertragung von Dokumenten über ein überwachtes Verzeichnis und eignet sich insbesondere für größere Dokumentmengen oder wiederkehrende Importprozesse.

Zunächst wird der gewünschte Dokumenttyp ausgewählt. 

Die angezeigten Indexfelder beziehen sich immer auf den ausgewählten Dokumenttyp. Dadurch können Rechte je nach Dokumenttyp unterschiedlich festgelegt werden. 

Beispiel: Für den Dokumenttyp „Personen“ können andere Indexfelder und Rechte gelten als für den Dokumenttyp „Rechnung“. 

Nach Auswahl des Dokumenttyps werden die zugehörigen Indexfelder angezeigt. Anschließend können die Rechte für jedes einzelne Indexfeld angepasst werden.

Über den Status kann ein Indexfeld innerhalb der Rechte- und Sichtbarkeitseinstellungen aktiviert oder deaktiviert werden. 

Ist ein Indexfeld deaktiviert, steht es dem Benutzer in diesem Zusammenhang nicht zur Verfügung. 

Der Status kann genutzt werden, um einzelne Felder grundsätzlich für einen Benutzer ein- oder auszublenden, bevor weitere Rechte wie Lesen, Erstellen oder Aktualisieren berücksichtigt werden. 

Lesen 

Mit dem Recht Lesen darf ein Benutzer den Wert eines Indexfeldes sehen. 

Wenn dieses Recht nicht aktiviert ist, ist das entsprechende Indexfeld für den Benutzer nicht sichtbar bzw. nicht einsehbar. 

Dieses Recht eignet sich besonders zur Einschränkung sensibler Informationen. So können bestimmte Benutzergruppen mit einem Dokument arbeiten, ohne alle hinterlegten Indexdaten sehen zu können. 

Erstellen 

Mit dem Recht Erstellen darf ein Benutzer beim Anlegen eines Dokuments einen Wert für das jeweilige Indexfeld erfassen. 

Dieses Recht ist relevant, wenn Benutzer neue Dokumente hochladen oder Dokumentdaten erstmalig erfassen sollen. 

Wenn ein Benutzer ein Indexfeld nur lesen, aber nicht erstellen darf, kann er den Wert zwar sehen, aber beim Anlegen eines neuen Dokuments nicht selbst befüllen. 

Aktualisieren 

Mit dem Recht Aktualisieren darf ein Benutzer den Wert eines bestehenden Indexfeldes nachträglich ändern. 

Dieses Recht sollte gezielt vergeben werden, da Änderungen an Indexwerten Einfluss auf Suche, Zuordnung und Auswertungen haben können. 

Besonders bei fachlich wichtigen Indexwerten sollte geprüft werden, welche Benutzer diese Werte nach der Erstellung noch ändern dürfen. 

Zunächst wird der Dokumenttyp ausgewählt, für den Sichtbarkeitsregeln definiert werden sollen. 

Die anschließend angezeigten Indexfelder beziehen sich auf diesen Dokumenttyp. 

Dadurch können Sichtbarkeitsregeln je nach Dokumentart unterschiedlich eingerichtet werden. Ein Feld kann zum Beispiel bei einem Dokumenttyp sichtbar sein, bei einem anderen Dokumenttyp aber nicht benötigt werden. 

Spezifischer Wert 

Bei einer Regel mit spezifischem Wert wird ein Indexfeld nur angezeigt, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert enthält. 

Diese Regel eignet sich, wenn ein Feld nur bei einem eindeutig definierten Wert relevant ist. 

Werteliste 

Bei einer Werteliste werden Indexfelder für spezifische Werte eingegrenzt.

Das Indexfeld wird angezeigt, wenn einer der definierten Werte zutrifft. 

Wertebereich 

Bei einem Wertebereich wird ein Indexfeld nur angezeigt, wenn ein Wert innerhalb eines festgelegten Bereichs liegt. 

Beispiel: Ein Feld wird nur angezeigt, wenn ein Rechnungsbetrag über einem bestimmten Wertebereich liegt. 

Diese Regel eignet sich besonders für numerische Werte, bei denen Schwellenwerte relevant sind. 

Leerer Wert 

Bei dieser Regel wird ein Indexfeld abhängig davon angezeigt, ob ein anderes Feld leer ist oder keinen Wert enthält. 

Dies kann genutzt werden, um zusätzliche Eingaben nur dann abzufragen, wenn bestimmte Informationen noch nicht vorhanden sind.